Образец приказа на создание штатного расписания

Упростите работу с документами!

Онлайн-сервис для автоматического заполнения документов Узнать больше >>

  • Автоматическое заполнение типовых форм документов
  • Печать документов с изображением подписи и печати
  • Фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
  • Отправление документов по email прямо из системы
  • Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

    Штатное расписание – это документ, содержащий перечень всех работников организации, в том числе, и сотрудников, работающих с почасовой оплатой. В штатном расписании отражены оклады и надбавки сотрудников, как правило, документ составляется один раз в год. Приказ об утверждении штатного расписания составляется при утверждении нового расписания, либо при внесении изменений в уже существующий документ.
    Использование специальной формы для этого приказа не обязательно, его можно составить на фирменном бланке предприятия. Приказ составляется руководителем, или же уполномоченным им лицом, являющимся сотрудником организации. Как правило, руководители передают эту обязанность главному бухгалтеру или начальнику отдела кадров.

    (Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

    Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>

    Специальная программа для малого бизнеса

    Класс365 — онлайн программа для всех:

  • 50 актуальных бланков документов
  • Торговый и Складской учёт
  • CRM-система для работы с клиентами
  • Банк и Касса
  • Интеграция с интернет-магазинами
  • Встроенная почта и отправка SMS
  • Отчеты в один клик

Как правильно составить приказ о штатном расписании

В приказе прописывается полное название организации и указывается номер документа. Текст документа начинается с фразы «приказываю утвердить штатное расписание», далее указывается дата утверждения документа и количество сотрудников организации. Помимо этого, необходимо объем ежемесячного фонда оплаты труда для всех сотрудников, указанных в расписании. Число сотрудников и сумма ежемесячных выплат указывается цифрами. Не забудьте включить в фонд заработной платы дополнительные надбавки, указанные в штатном расписании.

Далее указывается приложение к приказу – штатное расписание. Обязательно укажите количество листов расписания, его необходимо указывать прописью. Руководитель организации заверяет документ своей подписью. Далее указывается, что документ согласован с главным бухгалтером, а также с начальником отдела кадров – этим специалистам необходимо поставить подпись в разделе «согласовано». Если же руководитель сам ведет бухгалтерию и занимается отделом кадров, как часто бывает в небольших компаниях, то подписи и бухгалтера и руководителя отдела кадров не нужны, как и поле «согласовано».

Если есть необходимость в ознакомлении с приказом других сотрудников, в документе указывается соответствующий перечень должностных лиц и, после ознакомления, сотрудники оставляют подписи. Вот, собственно, и всё – документ заверяется печатным оттиском.

В штатном расписании допускаются небольшие корректировки, поэтому составлять приказ при малейших изменениях в штате организации не обязательно. Штатное расписание действительно в течение года, по окончании этого срока необходимо составить новый документ, и, соответственно, новый приказ, утверждающий расписание.

class365.ru

Приказ на утверждение штатного расписания

Приказ, утверждающий штатное расписание – необходимая часть процедуры введения в действие нового документа, регламентирующего структуру и кадровый состав предприятия. Без него штатное расписание не вступит в законную силу. Данный приказ относится к распорядительной документации фирмы и должен оформляться по определенным правилам.

Содержание и роль штатного расписания

Штатное расписание не относится к тем документам, которые должны быть на предприятии обязательно. Наибольшее распространение оно имеет в крупных коммерческих компаниях или государственных структурах, малый бизнес чаще всего обходится без него.

В документе четко прописываются:

  • структурные подразделения,
  • названия должностей,
  • количество сотрудников,
  • условия их работы (график, заработная плата и т.д.).
  • При этом, если речь идет о коммерческих организациях, то они вольны присваивать должностям любые наименования, а вот государственные учреждения при определении должности обязаны руководствоваться специальными классификаторами.

    В документе указываются как занятые, так и вакантные ставки, учитываются сотрудники, работающие на условиях совместительства и те, кто осуществляет вспомогательную деятельность по отношению к основному производству. Что касается работников, которые находятся на «сделке», т.е. имеют сдельную оплату труда — их обычно в документе не упоминают.

    На основе штатного расписания внутри организации не только решаются кадровые вопросы, но и в известной степени происходит планирование развития бизнеса.

    К созданию штатного расписания следует относиться очень внимательно, соблюдая правила по его составлению, утверждению и срокам действия. Не надо забывать о том, что в некоторых случаях штатное расписание может стать доказательством при разбирательствах в трудовых инспекциях и судебных инстанциях.

    Порядок утверждения штатного расписания

    1. Прежде чем составить и утвердить данный документ, руководство компании анализирует и учитывает имеющийся кадровый резерв, производственные мощности и перспективы.
    2. Затем пишется приказ на создание штатного расписания, происходит составление документа (основная часть его обычно оформляется в виде таблицы).
    3. Специальным приказом оно утверждается.

    Только после соблюдения всей процедуры штатное расписание вступает в законную силу.

    Можно ли менять штатное расписание

    Штатное расписание составляется, как правило, на достаточно длительный срок – чаще всего это один год или даже больше. Обычно оно формируется в конце или начале календарного года в зависимости от потребностей или планов предприятия. Однако при необходимости (внесение незначительных корректировок, связанных с увеличением/уменьшение штата, переименованиями должностей и т.п.), в него можно вносить различные правки в любое время, для чего также составляются соответствующие приказы, например приказ о внесении изменений в штатное расписание. При этом если изменения носят серьезный характер, к примеру, происходит полное переформатирование структурных подразделений компании, лучше не ограничиваться внесением правок в действующий документ, а создать новый.

    Кто составляет приказ

    Обычно на предприятиях написание приказов от лица руководства входит в компетенцию кого-либо из рядовых сотрудников, имеющих определенные знания и навыки создания таких документов.

    Как правило, это юрисконсульт, специалист отдела кадров или секретарь.

    Но, независимо от того, на ком лежит выполнение данной функции, приказ должен быть в обязательном порядке завизирован директором фирмы.

    Привила составления приказа на утверждение штатного расписания

    На сегодня приказ на утверждение штатного расписания не имеет единого образца, поэтому писаться может в произвольном виде или по шаблону, разработанному в компании и утвержденному в ее учетной политике. При этом рекомендуется соблюдать некоторые нормы, установленные стандартным делопроизводством для подобного рода документов. В частности, приказ должен обязательно содержать:

  • номер и дату составления,
  • наименование организации,
  • ссылку на основание,
  • суть приказа (должна быть обозначена четко и емко, с использованием формулировки примерно такого рода «утверждаю штатное расписание»),
  • номер и дату этого расписания,
  • дату введения его в действие.
  • При желании можно дополнить информационную часть приказа сведениями о количестве прописанных в нем штатных единиц и фонде заработной платы.

    В завершение нужно установить ответственных за выполнение приказа лиц (обычно это кадровый работник организации и бухгалтер).

    Само штатное расписание следует включить в текст как приложение к данному документу.

    Правила оформления приказа

    Оформляться приказ также может как удобно: допустимы как рукописные, так и печатные формы, написанные как на фирменных бланках компании, так и на чистом листе формата А4.

    При этом бланк должен быть обязательно подписан руководителем компании.

    Печать на документе ставить не требуется, т.к. он относится к внутренней документации предприятия, кроме того, юридические лица с 2016 года имеют полное право не использовать в своей деятельности печати и штампы.

    Оформляется приказ обычно в единственном экземпляре, который в период действия содержится в одном месте с другими нормативно-правовыми актами и распорядительными документами. После утраты актуальности он передается на хранение в архив организации, где и лежит установленный законом период, затем приказ можно утилизировать.

    assistentus.ru

    You are here

    Приказ об утверждении штатного расписания

    Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям. Штатное расписание составляется на основе структур и численности предприятия, предмета его деятельности и целей.

    При определении необходимой численности работников следует руководствоваться Методикой расчета численности отдельных категорий работников на основании норм по труду, утвержденной приказом Минтруда от 04.09.2000 г. № 222.

    При разработке и утверждении штатного расписания собственник или уполномоченный им орган должен присваивать штатным единицам только такие наименования должностей и профессий, которые соответствуют Классификатору профессий ДК 003:2005, утвержденному приказом Госкомитета Украины по вопросам технического регулирования и промышленной политики от 26.12.2005 г. № 375.

    Штатное расписание утверждается, как правило, в начале года руководителем предприятия и действует в течение календарного года, что также следует из письма Минтруда от 20.01.2005 г. № 18-23.

    Необходимо отметить, что штатное расписание составляется и для вспомогательных работников предприятия с почасовой оплатой труда, обслуживающих основное производство. Однако для работников со сдельной оплатой труда составление штатного расписания, как правило, на практике не применяется.

    Штатное расписание следует составлять не поименно, с указанием наименований должностей и фамилий работников, как это иногда встречается на предприятиях, а по структурным подразделениям в порядке подчиненности, в том числе учитывая подчиненность внутри структурного подразделения (например, гл. бухгалтер — 1, зам. гл. бухгалтера — 1, экономист 1-й категории — 2, бухгалтер 2-й категории — 4 и т. д.).

    Поправки в штатное расписание вносятся в случае незначительных изменений организационной структуры, а именно введения новых должностей и/или изменения окладов. В этом случае издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен отражать обоснования внесения изменений и содержать формулировку этих изменений. Если руководителем предприятия издается такой приказ, то штатное расписание, утвержденное в начале года, можно не менять, а руководствоваться приказом о внесении изменений в штатное расписание.

    Если же в течение календарного года структура предприятия трансформируется существенно, то целесообразно издавать приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции. В таком случае штатное расписание составляется с учетом всех изменений и утверждается руководителем предприятия на момент внесения этих изменений. Следует отметить, что ежемесячно менять и утверждать штатное расписание нецелесообразно. Если же коррективы в штатном расписании незначительны, лучше издать приказ об изменении штатного расписания частично.

    Должности работников-совместителей, также как и остальных работников предприятия, для которых эта работа является основной, должны быть предусмотрены в штатном расписании.

    При изменении штатного расписания следует обратить внимание, что в соответствии со ст. 32 и 103 КЗоТ собственник или уполномоченный им орган обязан уведомить работника об изменении условий оплаты труда в сторону ухудшения или изменении существующих условий труда (в том числе и изменении оплаты труда в сторону уменьшения) не позднее чем за 2 месяца до их изменения.

    blanker.ru

    Делопроизводство

    Оформляем приказ об утверждении штатного расписания

    Продуманная организация труда персонала на предприятии позволяет обеспечить успех, прозрачность. Директор должен распределить обязанности между сотрудниками, назначить главных по отделам, осуществлять контроль над выполнением поставленных задач.

    Наиболее распространенная форма штатного расписания, используемая повсеместно – Т – 3. Эту форму утвердил Госкомстат России. Руководитель организации может добавлять в графе «Примечания» ту информацию, которую посчитает нужной.

    Эта информация должна относиться к делу – к кадровой структуре организации, выдаче заработных плат или надбавок, режиму работы сотрудников. Сам же документ утверждается приказом.

    В каких случаях требуется?

    При правильном построении деятельности компании, разделении труда и организации графиков работы сотрудников, руководитель должен составлять штатное расписание в конце каждого года.

    В случае, если были произведены глобальные перестановки в системе кадров, документ может быть составлен в любое время.

    В некоторых случаях достаточно лишь внесения корректировок. В силу расписание вступает лишь после того, как был утвержден новый документ может быть действителен лишь после вступления в силу Приказа о введении нового расписания или внесения изменений в старый документ.

    Его составление – важная часть в организации трудовой деятельности компании.

    Это важный документ при налоговых и иных проверках. Он также необходим в суде, при рассмотрении дела по увольнению сотрудников.

    Работодатель может:

  • осуществлять контроль над организационной структурой на предприятии;
  • фиксировать точную численность работников на каждой должностной позиции;
  • контролировать систему оплаты труда;
  • осуществлять контроль над надбавками.
  • Как составить приказ об утверждении штатного расписания в 2016 году?

    Согласно правилам, составлением расписания должны заниматься экономисты, однако чаще всего это поручается бухгалтерам.

    Текст приказа могут подготовить сотрудники по поручению директора. Однако подписывают расписание и приказ директор или его заместитель.

    Как часто требуется его издание?

    Достаточно издания нового штатного расписания раз в год. В случае необходимости оно может быть переиздано в течение года.

    Каждое издание или переиздание сопровождается составлением нового приказа. Это практикуется в том случае, если произошли глобальные перемены в кадровой системе.

    При сокращении штата необходимо привести количество кадровых единиц в полное соответствие с реальными цифрами.

    Каковы правила приема на работу с испытательным сроком? Узнайте тут.

    Структура и форма документа

    Составленный руководителем компании приказ – это документ, подтверждающий начало действия нового расписания или внесение незначительных поправок в старое.

    В документе заполняются такие разделы, как:

    • подразделения компании;
    • дата и номер приказа;
    • дата и номер утверждаемого расписания;
    • количество сотрудников;
    • общая сумма заработной платы.
    • Руководитель имеет право внести в штатное расписание любую информацию, которая, по его мнению, позволит оптимизировать работу в организации и закрепить ее приказом.

      Штатное расписание может быть составлено на один отдел или сразу все структурное подразделение, а может быть разделено по категориям работников. Самые распространенные категории: рабочие, обслуживающий персонал, АУП и ИТР.

      В таблице показаны основные разделы штатного расписания.

      До тех пор, пока не будет подписан приказ, штатное расписание не вступает в силу, и данные, указанные в нем, не являются действительными.

      Приказ требуется не только при составлении нового документа, но и при внесении изменений в старое расписание.

      Основные пункты документа:

    • дата составления;
    • порядковый номер документа, согласно действующей системе на предприятии и количеству ранее составленных Приказов;
    • полное название организации или филиала;
    • реквизиты.
    • Приказ, необходимый для того, чтобы штатное расписание вступило в силу.

      Скачать образец приказа о внедрении нового штатного расписания можно тут:

      Заполнять штатное расписание следует, придерживаясь общепринятых правил:

    • вначале указывается наименование предприятия;
    • указывается точная дата нового расписания и его номер;
    • из штатного расписания выписывается количество сотрудников и общая сумма заработной платы.
    • Бухгалтер или экономист предприятия должен взять в качестве образца стандартную форму для приказа о новом штатном расписании и подогнать ее под требования руководителя.

      Не рекомендуется внесение глобальных изменений в образец. Приказ должен быть кратким и емким, не переполненным ненужной информацией. Название компании обязательно должно полностью соответствовать тому, что указано в указанному в учредительных документах.

      Под словом «Утверждено» проставляется номер приказа, а также дата его составления.

      Следует обратить внимание на то, что недопустимо в документе писать цифры прописью.

      Ставка сотрудников, оклад и надбавки – все это записывается цифрами.

      В случае, если при заполнении расписания были допущены ошибки, для их корректировок потребуется издание нового приказа руководителя.

      Для сохранения тайны сведений, заполненный бланк не распространяется по организации. Делается всего 1 копия. Оригинал хранится у руководителя, копия – у главного бухгалтера.

      Куда пожаловаться на черную зарплату анонимно? Узнайте тут.

      Нужно ли восстанавливать трудовую книжку при утере? Информация — здесь.

      Кто визирует?

      Визирование документов осуществляется должностными лицами, назначенными организацией. Указывается должность визирующего, личная подпись и ее расшифровка.

      Где и как долго хранится?

      Приказы по штатному расписанию хранятся в папке с приказами, относящимися к кадрам в организации. Непосредственно штатное расписание хранится в отдельной папке постоянно и переносится в архив сотрудником отдела бухгалтерии.

      В случае необходимости документы могут быть выданы из архива руководителю предприятия или доверенным лицам.

      На крупных предприятиях новое расписание составляется на срок не менее года.

      Приказ об утверждении штатного расписания подписывается сразу же после его составления. О введении изменений руководитель компании может объявить сотрудникам лично или на собрании. Также руководство сообщает и о вводе нового расписания на год.

      Чтобы изменить расписание, также необходимо составить приказ о внесении поправок.

      Законодательство Российской Федерации не предъявляет строгих требований к штатному расписанию.

      Руководители организаций вправе сами выбирать лучший способ ведения документа: его срок действия, данные, вносимые в расписание.

      Некоторые компании не ведут подобную документацию, однако это, в большинстве случаев, отрицательно сказывается на их деятельности. Расписание может пригодиться при возникновении конфликтов в связи с сокращением штата, а также для урегулирования количества сотрудников на каждой из должностей во избежание переплат и уменьшения бюджета организации.

      kadriruem.ru

      Образец приказа об утверждении штатного расписания

      Каждое предприятие, независимо от его размеров, должно составлять кадровый документ о составе своего штата, именуемый штатное расписание. Обычно штатное расписание составляют в конце года на следующий календарный год, если же изменения в штатном составе организации не значительные или вовсе отсутствуют, то имеет смысл создавать расписание на срок, более одного года. В любом случае, каким бы ни был срок, штатное расписание вступает в действия после издания приказа об утверждении штатного расписания. Образец данного приказа вы можете скачать по ссылке в конце статьи.

      Приказ об утверждении штатного расписания образец

      Как уже было выше сказано, данный распорядительный документ утверждает штатное расписание, содержащее информацию о штатных единицах предприятия, их количестве, наименовании должностей, окладах и месячном бюджете на заработную плату. Более подробно о том как заполнить форму штатного расписания Т-3 смотрите в статье: «Как правильно составить штатное расписание. Форма Т-3«.

      Составляет эту форму, как правило, кадровая служба. После чего руководитель издает приказ, который утверждает форму Т-3.

      В приказе о введении штатного расписания нужно указать все необходимые реквизиты, соответствующие распорядительным документам.

      Прописывается наименование организации, а также ее место нахождения. Приказу присваивается номер и ставится дата.

      Текст приказа можно начать со слов «утверждаю штатное расписание», далее указать номер и дату этого расписания, количество штатных единиц для каждой должности, указанных в нем, и месячный фонд зарплаты для всего штата.

      Руководитель подписывает приказ о введении штатного расписания, после чего его номер и дата отмечаются на самом бланке расписания.

      Стоит также отметить, что при необходимости внести корректировки в существующее утвержденное штатное расписание, можно издать дополнительный приказ об изменении штатного расписания, в котором указать, какие изменения произошли. Если же изменения достаточно массовые и серьезные, например, сокращение штата работников, то лучше утвердить новое штатное расписание.

      online-buhuchet.ru