Номенклатура суда

Арбитражный суд Поволжского округа

Номенклатура дел

VII. Организация документов в делопроизводстве

7.1. Составление номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве судебных составов и подразделений арбитражного суда, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета, индексации и определения сроков хранения дел.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (от 10 до 75 лет) хранения, сдаваемых в архив суда, а также используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения, находящихся в судебных составах и подразделениях.

7.1.2. При составлении номенклатур дел организации следует руководствоваться основными положениями ЕГСД, уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, типовыми и примерными номенклатурами дел, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, решениями ЦЭПК Главархива СССР об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, номенклатурами дел организации за прошлые годы, описями дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), справочными картотеками.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы суда.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

7.1.3. Сводная номенклатура дел суда формируется в соответствии со структурой его аппарата. Названиями разделов номенклатуры являются наименования судебных составов и структурных подразделений.

7.1.4. Сводная номенклатура дел арбитражного суда на предстоящий календарный год (Приложение № 12) составляется специалистом архива в последнем квартале текущего года на основании номенклатур дел судебных составов и подразделений, представляемых в архив не позднее 1 декабря текущего года (Приложение № 13).

7.1.5. Сводная номенклатура дел подписывается начальником отдела делопроизводства, согласовывается с ЭК ФАС ПО, с ЭПМК ГАУ при КМ РТ) иутверждается председателем ФАС ПО не позднее декабря текущего года. Согласовывание номенклатуры дел с ЭПМК ГАУ при КМ РТ осуществляется не реже одного раза в пять лет, если не было структурных изменений.

7.1.6. Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел отдела делопроизводства суда. Второй – используется в отделе делопроизводства в качестве рабочего варианта. Третий – находится в архиве ФАС ПО. Четвертый – в Национальном архиве Республики Татарстан.

7.1.7. Сводная номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

7.1.8. Из утвержденной сводной номенклатуры дел судебные составы и подразделения не позднее января текущего года получают выписки по своим разделам для использования в работе.

7.1.9. Графы сводной номенклатуры дел ФАС ПО, номенклатур дел судебных составов и подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из индекса судебного состава или подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре судебного состава, подразделения. Индексы дел обозначаются порядковым номером судебного состава или подразделения и порядковым номером заголовка дела по номенклатуре.

Например: 01 — 01

где: 01 – индекс председателя суда;

01 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел следует сохранять одинаковые индексы для однородных дел во всех судебных составах и подразделениях. Для дел, переходящих на следующий год, индекс может сохраняться.

В графе 2 указываются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовок дела должен кратко, в обобщенной форме отражать состав и основное содержание документов дела. Не допускается употребление в заголовках дела неконкретных формулировок («Разные материалы» «Общая переписка» и др.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
название арбитражного суда или структурного подразделения (автор документа);
адресат или корреспондент документа;
краткое содержание документов дела;
название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;
дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады, представления, приказы и т.д.), например:

Документы (представления, приказы) по присвоению классных чинов государственным служащим аппарата суда.

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется, например:

Переписка с арбитражными судами Поволжского округа по вопросам их деятельности.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка о выделении и закреплении автотранспорта за судом и должностными лицами.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с ФАС ПО по финансовым вопросам.

Если содержание дела касается несколько однородных административно-территориальных единиц, то в заголовке дела указывают не конкретное наименование организаций, а общее видовое название, например:

Переписка с арбитражными судами субъектов Российской Федерации по кадровым вопросам.

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), то ее (его) название указывается в заголовке дела.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) за которой составлены планы (отчеты), например:

Годовые статистические отчеты ФАС ПО по рассмотрению споров, возникших из гражданских и административных правоотношений.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляется заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

7.1.10. Графа 3 заполняется по окончании календарного года специалистом архива.

В графе 4 указываются сроки хранения дел, номера статей со ссылкой на Перечень типовых документов.

При включении в номенклатуру заголовков, содержащих документы, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем типовых документов, срок их хранения устанавливается ЭК ФАС ПО по согласованию с ЭПМК ГАУ при КМ РТ.

В графе 5 «Примечания» проставляются отметки о заведении новых дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел и др.

7.1.11. Поокончании календарного года, не позднее января следующего за ним года, специалисты судебных составов и подразделений составляют итоговую запись о количестве заведенных дел по номенклатуре (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения (Приложение № 14).

Итоговая запись со сведениями по номенклатуре дел в обязательном порядке сдается в архив. На основании собранных итоговых записей специалист архива составляет обобщенную итоговую запись о полном документообороте в суде (Приложение № 15).

7.2. Формирование дел по номенклатуре

7.2.1. Формирование дел по номенклатуре представляет собой объединение исполненных документов в дела и систематизацию документов внутри дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

подшивать в дело только исполненные правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
подшивать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел работников;
документы постоянного и временного сроков хранения группировать раздельно;
приложения, указанные в документах, независимо от даты их утверждения или составления, присоединять к документам, к которым они относятся;
при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать об этом отметку на документе (возвращены заявителю, изъяты и т.п.);
в дело не должны подшиваться документы, которые необходимо возвратить по принадлежности, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляют на каждом томе с добавлением: т. 1, т. 2 и т.д.

7.2.2. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет председатель судебного состава, руководитель подразделения. На документе проставляется отметка: «В дело № », ставятся дата и подпись руководителя.

7.2.3. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются по видам и хронологии.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы по кадровым вопросам формируются в отдельное дело.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Лицевые счета работников группируются в самостоятельные дела и располагаются в них строго в алфавитном порядке по фамилиям работников.

Обращения граждан и должностных лиц по вопросам организации работы ФАС ПО (предложения, заявления и жалобы) и вседокументы по рассмотрению и разрешению обращений группируются отдельно от других документов.

7.2.4. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности. Документ-запрос помещается перед документом-ответом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

7.2.5. Ответственность за сохранность документов и дел, предусмотренных номенклатурой, несут председателей судебных составов, подразделений и соответствующие специалисты.

VIII. Порядок передачи на хранение в архив и выдачи из архива документов

8.1. Экспертиза ценности документов

8.1.1. Экспертиза ценности судебных дел и документов проводится в целях оценки их юридической, исторической и иной значимости, отбора на государственное хранение в соответствии с нормативно-методическими документами, утвержденными Федеральной архивной службой России.

Экспертиза проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел по номенклатуре и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению в архиве арбитражного суда.

8.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в ФАС ПО создается постоянно действующая экспертная комиссия, председателем которой является один из заместителей председателя суда. ЭК ФАС ПО утверждается председателя суда.

Функции, права и организация работы ЭК ФАС ПО определяются положением, которое согласовывается с ЭПМК ГАУ при КМ РТ и утверждается председателем ФАС ПО.

8.1.3. Экспертиза ценности документов ежегодно проводится в судебных составах и подразделениях по указанию их руководителей наиболее опытными и квалифицированными работниками с привлечением специалистов архива. Окончательное решение по отобранным документам принимает ЭК ФАС ПО.

8.1.4. При проведении экспертизы ценности осуществляется:

отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив ФАС ПО;
отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;
выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки, хранения которых истекли.

На основании сводной номенклатуры дел отбор документов для постоянного хранения производится специалистами путем полистной проверки каждого дела. Из дел постоянного хранения подлежат изъятию дубликаты документов, черновики, незасвидетельствованные копии документов и не относящиеся к материалам дел документы с временными сроками хранения.

8.1.5. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

8.1.6. Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой законченной нумерацией.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

В каждом структурном подразделении ФАС ПО описи на дела постоянного хранения (Приложение № 16) составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива суда. По этим описям документы сдаются в архив суда. Описи дел структурных подразделений служат основой для составления сводной описи дел ФАС ПО.

Описи дел составляются по установленной форме. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела по описи, индекс дела, заголовок дела, дата дела, количество листов в деле, срок хранения дела.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи – валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении по порядку в опись дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии копий ит.д.

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием должности, согласовывается с руководителем службы делопроизводства организации и утверждается руководителем структурного подразделения. При наличии в структурном подразделении организации ЭК опись до ее утверждения должна быть рассмотрена и одобрена ЭК. По требованию ведомственного архива к описи могут составляться отдельные виды научно-справочного аппарата (оглавление, список сокращений, указатели).

8.1.7. Одновременно с отбором для передачи в архив дел и документов постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет включительно) хранения с истекшими сроками хранения для составления актов на их уничтожение. При этом учитываются такие отметки в номенклатуре дел, как «До минования надобности» и т.п.

8.1.8. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению производится после составления описей дел постоянного хранения (Приложение № 17) за этот же период. Указанные описи согласовываются с ЭК ФАС ПО. Согласованные описи дел постоянного хранения, а также описи дел по личному составу (Приложение № 18) утверждаются председателем ФАС ПО после утверждения ЭПМК ГАУ при КМ РТ.

8.1.9. По результатам экспертизы ценности документов архивариусом составляются акты о выделении к уничтожению находящихся в архиве суда кассационных производств и дел по номенклатуре с истекшими сроками хранения (Приложения № 19-20).

8.1.10. Кассационные производства, дела и документы, включенные в акты на уничтожение, утилизируются в установленном порядке с составлением соответствующего акта.

8.2. Оформление и передача в архив кассационных производств и дел по номенклатуре

8.2.1. До передачи в архив кассационные производства и дела по номенклатуре хранятся в судебных составах и подразделениях по месту их формирования в условиях, обеспечивающих невозможность доступа к ним посторонних лиц.

8.2.2. В архив сдаются все кассационные производства и дела с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения после их надлежащего оформления по сдаточным описям, порядок составления которых определен настоящей Инструкцией.

8.2.3. Завершенные дела по номенклатуре постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту формирования в течение двух лет, затем сдаются в архив суда.

Дела хранятся в вертикальном положении корешками наружу в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность и предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

Для оперативного поиска документов дела располагаются по порядковым номерам номенклатуры. Копия номенклатуры дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне дверей шкафа, где хранятся дела по номенклатуре судебного состава, подразделения.

На корешке обложки дела указывается индекс по номенклатуре дел.

8.2.4. Оформление дел осуществляется специалистами судебных составов и подразделений при методической помощи и под контролем специалиста архива. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.

8.2.5. Полному оформлению подлежат предусмотренные номенклатурой дела постоянного и долговременного хранения и дела по личному составу. Полное оформление дел по номенклатуре предусматривает:

подшивку и переплет дела;
изъятие из дела металлических скрепок и скобок;
нумерацию листов в деле и заполнение бланка листа-заверителя дела (Приложение № 21);
составление внутренней описи документов дела (Приложение № 22);
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение индекса и заголовка дела, указание дат начала и завершения дела и др.).

8.2.6. Сроки хранения судебных дел проставляются только судьями на лицевой стороне обложки судебного дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты:

наименование суда (ФАС ПО);
наименование структурного подразделения; индекс дела;
заголовок дела;
дата дела (тома, части);
количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.

8.2.7. Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: наименование суда указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования, которое указывается в скобках после полного наименования; наименование структурного подразделения – название структурного подразделения в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела – цифровое обозначение дела по номенклатуре дел ФАС ПО; заголовок дела переносится из номенклатуры дел ФАС ПО, согласованной с экспертно-проверочной комиссией федерального архива; дата дела – год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

8.2.8. В целях обеспечения сохранности документов, включенных в дела по номенклатуре, и закрепления порядка их расположения все листы дел по номенклатуре, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым карандашом или нумератором.

8.2.9. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

8.2.10. По завершении года проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, при их несоответствии в заголовок вносятся изменения и дополнения.

8.2.11. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности суда, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номер фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией соответствующего федерального архива.

8.2.12. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с условием свободного чтения текста документов.

8.2.13. Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет включительно) хранения, кроме судебных дел. При частичном оформлении допускается хранение дел в скоросшивателях, без проведения пересистематизации документов, не составляются заверительные надписи. Эти дела в архив не сдаются, а хранятся в судебных составах и подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.2.14. Кассационные производства подлежат полному оформлению и хранятся 2 года в структурных подразделениях, после чего передаются в архив суда, где хранятся до истечения срока ведомственного хранения.

8.2.15. Кассационные производства и дела по номенклатуре, оформленные неряшливо, с нарушением установленных требований, архивом не принимаются.

8.2.16. Передача кассационных производств и дел по номенклатуре в архив производится по графику, составленному специалистом архива, согласованному с председателями судебных составов и руководителями подразделений.

8.2.17. Прием каждого дела производится специалистом архива в присутствии специалиста судебного состава или подразделения. При этом на обоих экземплярах сдаточной описи против номера каждого дела, включенного в нее, делается отметка о фактическом наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи цифрами и прописью указываются количество фактически сданных в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи и ставятся подписи заведующего (специалиста) архивом и специалиста, передавшего дела.

8.2.18. Исчисление срока хранения дел и документов в архиве суда производится с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по ним. Например, исчисление срока хранения дел и документов, законченных делопроизводством в 2004 году, начинается с 1 января 2005 года.

8.3. Выдача из архива документов

8.3.1. Выдача из архива кассационных производств и дел по номенклатуре в судебные составы и подразделения производится по письменным заявкам судей и руководителей подразделений (Приложение № 23) под расписку в журнале регистрации дел, находящихся в архиве.

На выданное кассационное производство или дело заводится карточка-заместитель. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно заказано и получено, дата выдачи, расписка получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего кассационное производство или дело (Приложения № 24-25).

Кассационные производства и дела по номенклатуре выдаются на срок не более одного месяца.

8.3.2. Выдача или направление сторонним организациям оригиналов, документов и копий из кассационных производств, а также документов из дел постоянного хранения допускается только с письменного разрешения руководства ФАС ПО.

8.3.3. Ознакомление с кассационным производством, находящимся в архиве суда, лиц, участвующих в деле, их представителей, а также иных лиц и представителей средств массовой информации допускается при наличии письменного заявления, доверенности и письменного разрешения руководства суда.

8.3.4. Ознакомление с кассационным производством осуществляется в рабочем помещении архива или судебного состава в присутствии одного из их работников в обстановке, исключающей возможность изъятия из кассационного производства документов (листов) или внесения в них каких-либо изменений.

8.3.5. Лицо, знакомящееся с кассационным производством, должно лично сделать письменную отметку о своем ознакомлении с ним на документе (заявлении, доверенности), послужившем основанием для допуска к ознакомлению с кассационным производством. Данный документ подшивается в кассационное производство специалистом архива и вносится во внутреннюю опись кассационного производства.

При наличии на внутренней стороне обложки судебного дела раздела «С материалами дела ознакомлены» запись об ознакомлении делается на обложке.

8.3.6. Выдача копий документов из кассационного производства, находящегося в архиве суда, лицам, участвующим в деле, производится по письменному разрешению судьи, в производстве которого находилось судебное дело, оформленному на запросе заявителя.

Выдача таких копий специалистом архива сторонним лицам и организациям производится по письменному запросу и письменному разрешению руководства ФАС ПО.

8.3.7. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, заклеиваются плотным листом бумаги в виде круга, диаметром 40-45 миллиметров и опечатываются. Печать и штамп «Копия верна» ставят таким образом, чтобы частично захватить бумажный круг, заклеивающий концы нити.

8.3.8. Лицо, получающее копию документа, расписывается на запросе или доверенности либо на отдельном листе, указав реквизиты документа, устанавливающего его личность.

faspo.arbitr.ru

Номенклатура дел в суде

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ В СУДЕ

Латышева Н., начальник отдела обеспечения судопроизводства Архангельского областного суда.

Документооборот в суде подчиняется общим законам делопроизводства. Главное условие четкого, методически верно организованного движения документов в суде любой инстанции — это правильное составление номенклатуры дел. Судебные участки мировых судей, районные и городские, областные и иные равные ему суды в Российской Федерации работают на основе своей номенклатуры дел. Она отражает особенности судопроизводства в соответствии с действующим процессуальным законодательством, компетенцию и полномочия, внутренние вопросы организации работы аппарата суда по обеспечению его деятельности. От того, насколько грамотно и полно составлена номенклатура дел, зависит ее информативность и жизнеспособность, а также насколько зеркально она отражает реальные потребности судебного и иного, смежного документооборота. Работа над номенклатурой дел по своей сути не может иметь начального и конечного этапа — это процесс, который находится в постоянном движении и модернизации. Ежегодное подписание председателями судов, а также мировыми судьями судебных участков номенклатуры дел на год является лишь промежуточным закреплением достигнутых результатов по систематизации документооборота. Остановка в этом направлении организации судебного делопроизводства неизбежно приводит к потере важных сведений и появлению различного рода упущений в сравнительно-аналитической работе. В свою очередь, обмен опытом работы по учету номенклатурных единиц в суде позволяет перенять наиболее рациональные решения и предложить свои варианты номенклатурного структурирования. В соответствии с утвержденной номенклатурой формируются все дела в суде, которые по своей форме являются журналами и нарядами, а по правилам делопроизводства — номенклатурными единицами. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, имеющихся в делопроизводстве суда, с указанием сроков их хранения, составленный согласно установленной форме. При составлении номенклатуры дел в судах всех уровней необходимо руководствоваться: Федеральным конституционным законом от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации», действующим до настоящего времени Законом от 8 июля 1981 г. «О судоустройстве РСФСР», Законом Российской Федерации от 26 июня 1992 г. N 3132-1 «О статусе судей в Российской Федерации», Федеральным конституционным законом от 21 июля 1994 г. N 1-ФКЗ «О Конституционном Суде Российской Федерации», Федеральным конституционным законом от 28 апреля 1995 г. N 1-ФКЗ «Об арбитражных судах в Российской Федерации», Федеральным конституционным законом от 23 июня 1999 г. N 1-ФКЗ «О военных судах Российской Федерации», Федеральным законом от 17 декабря 1998 г. N 188-ФЗ «О мировых судьях в Российской Федерации», а также Федеральным законом от 8 января 1998 г. N 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации». Основные правила работы архивов организаций утверждены Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной архивной службы (ВНИИДАД Росархива), на основании решения коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Одним из специальных документов, на основе которого разрабатывается номенклатура дел суда, является Перечень документов, образующихся в деятельности федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения. Данный Перечень утвержден Приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 1 июня 2007 г. N 70 (далее — Перечень). Полезную информацию для работника аппарата суда, ответственного за составление номенклатуры суда, несет в себе Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков их хранения 2000 г. издания. Традиционно номенклатурная работа в суде ведется отделом судебного делопроизводства при помощи архивного подразделения, однако свою лепту в формирование номенклатуры дел вносят все подразделения суда. Одним из начальных этапов работы над утверждением номенклатуры дел суда на следующий год является разрешение вопроса о том, какой вид номенклатуры возможно использовать в качестве основы: типовую, примерную или индивидуальную. Типовой номенклатурой дел устанавливается состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, такой вид номенклатуры является нормативным документом. Типовую номенклатуру дел, к примеру, целесообразно использовать на судебных участках мировых судей, организационное руководство которыми в настоящее время осуществляется специально созданным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Типовая номенклатура позволяет более рационально организовать делопроизводство на судебном участке, тем самым унифицировать его и облегчить взаимодействие между судебными участками и ответственной за обеспечение их деятельности структурой в виде отдела, управления или департамента как органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации. Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Она устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве суда, с указанием их индексов и сроков хранения. Такой вид номенклатуры дел суда дает большую самостоятельность при ее подготовке, при этом не снижая уровень ответственности ее разработчиков за конечный результат работы. Индивидуальная номенклатура дел, как правило, составляется на основе типовой и примерной номенклатуры применительно к особенности суда, отражая специфику судопроизводства, организации работы в коллегиях и отделах суда. На практике чаще всего выраженный индивидуальный характер носят номенклатуры дел в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов. Следует уточнить, что сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру без изменений. Условно организацию труда по разработке номенклатуры дел суда можно разбить на три взаимосвязанных этапа. Суть их заключается в следующем. Первый этап работы по составлению номенклатуры дел состоит в определении круга вопросов и категорий служебных документов, которые по опыту прошлых лет, а также согласно произошедшим изменениям в законодательстве должны возникнуть в грядущем году. Безусловно, большую помощь в этой работе оказывает номенклатура дел текущего года. Второй этап заключается в формулировании заголовков дел. Требования к заголовкам дел достаточно четко инструктивно очерчены: наименование документа должно коротко и ясно отражать содержание документов, которые будут формироваться в данном деле. Чтобы правильно отразить заголовки дел, необходимо учитывать основные признаки для заведения дел в делопроизводстве суда. Такими признаками являются: номинальный, вопросный, корреспондентский, географический, авторский, хронологический. Номинальный признак является наиболее распространенным и объединяет в одно дело однотипные документы с одинаковым номиналом. Например: «Копии приговоров Архангельского областного суда», «Копии определений Верховного Суда Российской Федерации по делам областного суда» и т. д. По номинальному признаку заводятся дела с планами, отчетами, приказами и распоряжениями: «Полугодовые планы работы суда», «Годовые статистические отчеты о работе по рассмотрению уголовных кассационных дел» и т. п. При формулировании заголовков номинальный признак сочетается с другими признаками. К примеру, номинальный признак «приказы» может сочетаться с авторским, предполагая название такого документа делопроизводства, как «Приказы председателя областного суда по личному составу (прием, перевод, поощрение, премирование, увольнение)». Достаточно часто номинальный признак сочетается с вопросным: «Справки по итогам работы по проверке решений в порядке надзора» или «Приемо-сдаточные акты, составленные при смене заведующих канцеляриями суда, администратора, архивариуса». В тех случаях, когда дело должно быть наполнено разнохарактерной документацией, являющейся приложением к одному обобщенному документу, номинальный признак может быть проигнорирован. Исключается необходимость номинального признака и в заголовках дел, включающих в себя переписку по различным вопросам. В таких случаях на первый план выступает вопросный признак, который позволяет объединять однородные по содержанию документы, касающиеся одного или двух каких-либо вопросов. Например: «Переписка с Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации по вопросам эксплуатации и содержания административного здания и сооружений суда», «Переписка с гражданами, организациями и учреждениями по поступившим от них запросам и заявлениям», «Документы (запросы, характеристики, справки) по формированию и подготовке резерва кадров на замещение вакантной должности судьи» и т. д. В представленных примерах очевидно сочетание номинального и вопросного признака, однако главным остается вопросный признак, так как именно он определяет состав документов и раскрывает их содержание. По авторскому признаку объединяются и формируются в одно дело документы, исходящие от одного лица. Такой признак имеется в наряде «Приказы, инструкции и другие рекомендации Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации», «Правовые акты областного Собрания депутатов и администрации Архангельской области». Корреспондентский признак объединяет переписку с определенными учреждениями или группой однородных учреждений. Примеров ведения подобных нарядов в судах широкое множество: «Переписка с районными (городскими) судами области и гражданами по вопросам кассационного производства по гражданским делам», «Переписка со страховой компанией о получении полисов по добровольному и обязательному медицинскому страхованию» и т. п. Корреспондентский признак позволяет объединить разнохарактерную информацию по «корреспондентам». Однако прежде чем использовать данный признак в методике формирования нарядов такого вида, необходимо внимательно оценить реальную потребность суда в его заведении. Очень часто корреспондентский признак сочетается с вопросным. Как одна из характерных особенностей ведения данной номенклатурной единицы — подшивка в него, наряду с перепиской с «корреспондентом» докладов, отчетов и т. п. документов, отражающих основную деятельность «учреждения-корреспондента», сроки хранения которых имеют более продолжительные временные измерения. Корреспондентский признак близок по смыслу с географическим. На основе географического признака объединяются документы, содержание которых относится к деятельности государственных учреждений, расположенных на одной территории. Этот признак широко применяется в аппаратах, имеющих разветвленную сеть подведомственных структур. В судах второй, надзорной инстанции географический признак находит свое применение, способствуя быстрому поиску необходимого судебного документа. К примеру, в коллегиях областного или иного приравненного к нему суда вполне оправданно ведение наряда «Копии кассационных определений по гражданским (уголовным) делам» отдельно по каждому районному (городскому) суду. Территориальный признак применяется при формировании номенклатур дел в процессе укрупнения судов. К примеру, в соответствии со ст. 17 Федерального конституционного закона от 31 декабря 1996 г. N 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации» был принят Федеральный закон от 25 декабря 2008 г. N 285 «Об упразднении некоторых районных судов Архангельской области». Указанным правовым актом упразднено пять районных судов: Верхнетоемский, Каргопольский, Ленский, Мезенский, Шенкурский, с передачей относящихся к их ведению вопросов осуществления правосудия в юрисдикцию других судов области (в соответственном порядке): Красноборскому, Няндомскому, Вилегодскому, Лешуконскому, Виноградовскому. Данное объединение прямо отразится на номенклатуре дел тех судов, которые оказались укрупнены: их делопроизводство будет значительно ориентировано на применение территориального принципа. Дела, заводимые по хронологическому принципу, формируются на основе документов, относящихся к определенному периоду времени. Характерной особенностью использования хронологического принципа является то, что он во всех случаях используется в сочетании с другими принципами, и в первую очередь с номинальным. Примеры организованных по хронологическому принципу документов чаще всего встречаются в бухгалтерской и кадровой документации суда. В судебном делопроизводстве на основе данного принципа образуются наряды, связанные со статистической отчетностью: «Годовые статистические отчеты о работе президиума областного суда по рассмотрению надзорных уголовных и гражданских дел (ф. N 8, 9)», «Полугодовые статистические отчеты о работе суда 1-й инстанции по рассмотрению уголовных дел (ф. N 14)» и т. д. Во время проверок судов, судебных участков мировых судей выявляются примеры объединения полугодовых и годовых отчетов суда в одном наряде. Объясняется такая практика незначительным объемом подшиваемой документации. Действительно, объем листов таких дел невелик. Но разные сроки хранения квартальной, полугодовой и годовой отчетности суда не позволяют объединять эти формы в единую номенклатурную единицу. Таким образом, на втором этапе работы по подготовке номенклатуры дел суда необходимо полно и точно определить состав документов, которые будут образовывать данное дело. Анализируя наименование дел и составляя их заголовки, следует определить род и разновидность документов (копии судебных актов, отчеты, обобщения, сведения о качестве работы, протоколы, описи и т. д.), автора и корреспондента документа, а также вопрос, к которому относится содержание документов и их датирование. Все эти элементы частично или полностью входят в наименование дел. Действующими инструкциями по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, районных судах, судебных участках мировых судей предусмотрено безусловное ведение установленных наименований журналов и нарядов, учетно-статистических карточек, которые включаются в номенклатуру дел суда на очередной год. Третий этап работы по составлению номенклатуры дел суда связан с вопросами ее систематизации, т. е. расположения наименований дел в определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций, основой для определения формы номенклатуры дел является ее структура (штатное расписание). Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры являются названия подразделений организации. Номенклатура дел каждого суда имеет свои особенности. К примеру, номенклатура дел Архангельского областного суда на 2009 г. состоит из 12 разделов: секретариат, судебная коллегия по уголовным делам (1-я инстанция), судебная коллегия по уголовным делам (2-я инстанция), судебная коллегия по гражданским делам (1-я инстанция), судебная коллегия по гражданским делам (2-я инстанция), судебная коллегия по гражданским делам (дела об административных правонарушениях), президиум, отдел кадров, финансово-хозяйственный отдел, архив, экспедиция, систематизация законодательства и библиотека, аналитическая группа, пресс-служба. Весь списочный состав глав номенклатуры Архангельского областного суда на 2009 г. включает в себя 357 номенклатурных единиц. Год от года номенклатура дел претерпевает изменения: вводятся новые главы, подразделы и наименования дел по причинам изменений законодательства и нововведений в судебном делопроизводстве, теряют свою актуальность действующие прежде нормы, словом, она является систематизированным источником информации об организации работы суда. К примеру, номенклатура дел Архангельского областного суда в 1991 г., т. е. восемнадцать лет назад, состояла из 8 глав из 162 номенклатурных единиц, причем отдельная глава образовывала 7 дел, отражающих работу профсоюзного комитета суда. Содержание главы «Секретариат» включало в себя такие наименования, как «Списки народных заседателей и документы по учету работы с ними», «Журнал учета работы по пропаганде правовых знаний и правовому воспитанию граждан», «Журнал учета приема граждан председателем суда» и т. д. За 18 лет номенклатурный список суда увеличился в 2,2 раза. Возрастающий объем документации влечет за собой и пополнение количества дел и нарядов постоянного хранения. В ходе сравнительного анализа выявлена интересная закономерность: фактическое уменьшение процентного соотношения единиц постоянного срока хранения в общем делопроизводстве суда имеет место наряду с увеличением общего количества номенклатурных единиц, передаваемых по окончании года в архив на постоянное хранение.

Процент номенклатурных единиц постоянного срока хранения в общем объеме делопроизводства Архангельского областного суда в 1991, 2000, 2009 гг.

N Год действия Общее количество Количество Процент дел п/п номенклатуры номенклатурных номенклатурных постоянного единиц единиц постоянного срока хранения срока хранения дел от общего объема

1 1991 г. 162 37 22,8%

2 2000 г. 182 45 24,7%

3 2009 г. 357 64 17,9%

К примеру, если в 1991 г. учетно-статистические карточки хранились «до минования надобности», по Перечню 2000 г. — «5 лет», то в соответствии с Перечнем 2007 г. они хранятся в суде постоянно. Причем согласно п. 6.1 Инструкции по делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов , в случае ведения автоматизированного учета в суде учетно-статистические карточки могут быть первоначально сформированы в электронном виде с последующим обязательным выводом на бумажный носитель. Следует отметить, что п. 3.12 Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде предусматривает, что при компьютерном ведении регистрации и учета дел объем учитываемых сведений может быть увеличен, но не должен быть меньше предусмотренного установленными формами, при этом в данной Инструкции не содержится указаний на их обязательную дальнейшую распечатку. Различные варианты ведения учетно-статистических карточек создают определенные противоречия в ведении судебного делопроизводства в представленных судах, но объединяет их одно — постоянный срок хранения данной номенклатурной единицы в суде. Таким образом, только одно номенклатурное наименование — «учетно-статистические карточки» в зависимости от объема дел в суде может включать в себя от нескольких десятков до сотен томов дел, ежегодно передаваемых в архив суда. Проблема с хранением этого весьма значительного объема документации может быть разрешена путем внесения изменений в указанные выше нормативные акты, а также в Инструкцию о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования . При этом следует исходить из предназначения учетно-статистических карточек как оперативной формы контроля за движением дела в течение отчетного года и формированием статистической и иной отчетности о работе суда. Потребность практики заключается в нормативном закреплении постоянного характера их хранения в электронном виде, с передачей в архивный сейф суда надлежащим образом подготовленных к постоянному хранению дисков или иных электронных носителей, содержащих данную учетную информацию. Эта идея базируется на следующих основаниях. Современный уровень судебного делопроизводства включает в себя достижения ГАС «Правосудие» и иных автоматизированных программ, в том числе авторских, вполне успешно работающих в течение последнего десятилетия во многих судах Российской Федерации. Кроме этого, суды в полной мере обеспечены компьютерной техникой, что является результатом реализации программ развития судебной системы и всеобъемлющей государственной поддержки. Технические возможности позволяют открыть доступ к учетно-статистическим карточкам за предыдущие годы с любого рабочего места в суде или ограничить его для определенного круга работников аппарата суда. Прямым подтверждением данных выводов является отсутствие запросов о выдаче учетно-статистических карточек из архива суда со стороны судей и работников аппарата суда. Указанные доводы позволяют отказаться от архаичного ведения и хранения учетно-статистических карточек на бумажных носителях, позволив при этом сократить государственные расходы. ——————————— Инструкция по судебному делопроизводству в верховных судах республик, краевых и областных судах, судах городов федерального значения, судах автономной области и автономных округов, утверждена Приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 15 декабря 2004 г. N 161. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде, утверждена Приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29 апреля 2003 г. N 36. Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утверждена Приказом N 157 Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 28 декабря 2005 г.

Примером дублирования информации, которая, согласно номенклатуре дел суда, передается в архив на постоянное хранение, являются следующие «дубликаты»: наряд «Копии приговоров областного суда» или «Копии определений Верховного Суда Российской Федерации по делам областного суда» и уголовные дела по ст. ст. 176, 177 Перечня; наряд «Копии решений и определений по гражданским делам, рассмотренным 1-й инстанцией» или «Копии кассационных определений Верховного Суда Российской Федерации по делам областного суда» и гражданские дела — по ст. ст. 63, 64, 65, 68 и др. Перечня. Вполне очевидно, что оправданность такого рода режима накопления архивных фондов диктуется потребностью обеспечения сохранности указанных номенклатурных единиц. Но его границы должны быть очерчены созданием в ближайшие годы эффективно работающих электронных архивов судов и банков судебных решений. С другой стороны, наряды «Копии постановлений президиума областного суда об изменении или отмене приговоров районных судов», «Копии постановлений президиума областного суда об изменении или отмене решений районных судов и мировых судей» имеют 5-летний срок хранения на основании ст. ст. 221, 223 Перечня, в отличие от самих надзорных производств, которые согласно ст. ст. 250, 254 Перечня хранятся постоянно. Одним из направлений ликвидации данного противоречия в Перечне и как следствие — в номенклатуре дел суда может стать установление постоянного срока хранения для нарядов с копиями постановлений президиума с возвращением к действующему, до введения в действие Перечня 2007 г., 5-летнему сроку хранения для надзорных производств. Дальнейшее развитие номенклатуры дел в судах можно прогнозировать, в частности, с принятием Федерального закона от 22 декабря 2008 г. N 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации», который вступит в силу с 1 июля 2010 г. Разработка плана подготовительных действий по его применению на основе имеющихся возможностей суда и анализа потребностей необходимых нововведений в судебном делопроизводстве уже начата и будет продолжаться в течение 2009 г. Результат этой деятельности прямо отразится на номенклатурном списке судов, который с 2010 г. будет пополнен делами, связанными с реализацией исполнения запросов пользователей информации о деятельности судов. Описанные выше этапы работы над номенклатурой дел ведутся под руководством отдела обеспечения судопроизводства суда, а также лица, ответственного за архив суда. Проект номенклатуры уточняется и согласовывается на заседании экспертной комиссии суда (ЭК). Одобренный ЭК проект представляется для утверждения председателю суда. Сложившаяся практика утверждения номенклатуры дел на судебном участке мирового судьи исключает этап работы по подготовке проекта номенклатуры, так как она проводится органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации, ответственным за организационное обеспечение деятельности мировой юстиции, основываясь на согласовании ЭК судебного участка и утверждении ее мировым судьей. Необходимо учитывать, что номенклатура дел суда должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. Номенклатура дел оформляется по установленной форме, одобренной решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Она оформляется на бланке суда (мирового судьи судебного участка) и должна быть представлена структурным подразделениям суда в последнем квартале текущего года, а введена в действие с 1 января следующего календарного года. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в суде цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера заголовка дел по номенклатуре в пределах структурного подразделения. В графу 2 включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Графа 3 заполняется по окончании года, в ней указывается количество дел (томов, частей). В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по Перечню. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен Перечнем, срок их хранения устанавливается ЭК суда. Графа 5 «Примечание» содержит отметки о заведении дел, о переходящих номерах и т. п. К примеру, одним из новшеств последних лет является ведение регистрационных журналов суда в электронном виде, что отмечается в графе «Примечание». Логическим завершением номенклатуры дел суда является итоговая запись. Она необходима для создания общей статистики по документообороту. Итоговая запись формируется по четырем подгруппам: 1) «постоянно» — в состав этой группы входят дела постоянного срока хранения; 2) «временно, свыше 10 лет» — по данной позиции суммируются все дела со сроками хранения от 10 до 75 лет хранения; 3) «временного, до 10 лет хранения включительно» — в нее включаются дела от 5 лет хранения включительно до 10 лет хранения включительно; 4) «временного, до 5 лет хранения». Согласно общим правилам архивного делопроизводства они не передаются в архив. В эту группу включаются дела со сроками хранения до 5 лет (не включая 5-й год), 3 года, 1 год, до минования надобности (ДМН), до замены новыми (ДЗН) и др. Останавливаясь на вопросе внесения итоговой записи в номенклатуру уходящего года, следует учесть, что наиболее эффективным вариантом работы по подготовке номенклатуры дел суда на следующий год является составление итоговой сводной номенклатуры дел суда. Она позволяет оперативно проанализировать сведения о составе и количестве дел, заведенных в структурных подразделениях суда, а также количество реально заведенных томов дел. Данная аналитическая работа, в тех или иных формах, проводится во всех судах, так как в ином случае создание подлинно действующей номенклатуры дел суда не представляется возможным. Номенклатура дел суда является локальным нормативным актом. Она может меняться в течение года, в чем-то дополняя или изменяя особенности текущего документооборота, но в любом случае функционально она призвана структурировать потоки судебных документов, не оставляя ни один из них без должного внимания.